Ang mga lumang bersyon ng Microsoft Outlook ay nagdusa mula sa pagbaba ng pagganap habang ang laki ng Outlook file ay tataas. Bilang resulta, mayroong feature sa pag-archive sa Microsoft Outlook 2010 na magagamit mo sa pag-archive ng mga lumang file, gaya ng mga lumang email, contact, listahan ng pamamahagi, at mga entry sa kalendaryo.
Bagama't hindi mararanasan ng mga user ng Microsoft Outlook 2010 ang parehong paghina ng program na naranasan ng mga user ng mga lumang bersyon, ang mga user ng email at kalendaryo ngayon ay tumatanggap at nagpapadala ng mas malaking halaga ng data na maaaring mabilis na mapalaki ang laki ng Outlook PST file. Samakatuwid, bagama't hindi na kinakailangan na mag-archive ng mga file sa Outlook gaya ng dati, isa pa rin itong magandang kasanayan para sa pagbabawas ng laki ng file at pagpapabuti ng pagganap ng iyong email program.
Gamit ang Archive Tool sa Outlook 2010 Calendar
Kung mas pamilyar ka sa pagbabago ng mga setting sa mga mas lumang bersyon ng mga programa ng Microsoft Office, maaaring medyo nakakalito ang layout at istraktura ng Microsoft Outlook 2010. Karamihan sa mga na-configure na opsyon sa bersyong ito ng Outlook ay matatagpuan sa pamamagitan ng pag-click sa file tab sa kaliwang sulok sa itaas ng window. Ang pattern ng pag-navigate na ito ay totoo din para sa mga layunin ng tutorial na ito, kaya i-click iyon file tab. I-click ang pindutan ng Impormasyon sa kaliwang bahagi ng window upang magpakita ng ibang hanay ng mga opsyon sa pangunahing bahagi ng window ng Outlook 2010.
I-click ang Mga Tool sa Paglilinis button sa gitna ng window, na magpapakita ng drop-down na menu na may karagdagang hanay ng mga pagpipilian. I-click ang Archive opsyon sa ibaba ng drop-down na menu na ito.
An Archive Bukas na ngayon ang window sa itaas ng iyong Outlook 2010 window. Kung gusto mong i-archive ang kabuuan ng iyong Outlook 2010 file, maaari mong i-click ang I-archive ang lahat ng mga folder ayon sa mga setting ng AutoArchive opsyon sa tuktok ng window. Gayunpaman, upang i-archive lamang ang iyong kalendaryo sa Outlook 2010, suriin ang I-archive ang folder na ito at lahat ng subfolder opsyon.
I-click ang Kalendaryo opsyon upang piliin ang default na kalendaryo para sa iyong kasalukuyang profile sa Outlook 2010. Kung gusto mong mag-archive ng ibang kalendaryo, gaya ng Internet Calendar, piliin na lang ang opsyong iyon. Kung makakita ka ng arrow sa kaliwa ng iyong gustong opsyon sa kalendaryo, nangangahulugan iyon na mayroong maraming kalendaryong nakapaloob sa item na iyon. Kung pipiliin mo ang opsyon sa kanan ng arrow, i-archive ng Outlook ang bawat kalendaryo sa seksyong iyon.
I-finalize ang mga setting para sa iyong Outlook 2010 calendar archive sa pamamagitan ng pag-click sa drop-down na menu sa kanan ng I-archive ang mga item na mas luma sa at pagpili ng petsa bago mo gustong i-archive ang lahat ng item sa iyong file. I-click ang OK button upang magpatuloy sa pag-archive ng iyong kalendaryo sa Outlook 2010.